¡Hay dinero pero no hay presupuesto!

Por

Lic. Luis Núñez Alfaro

Director VITALIT

15 Octubre 2009

 


La buena noticia es que hay dinero me dice mi amigo (gerente financiero) pero no hay presupuesto!

¿Cómo se entiende eso?

Es una situación que se da en organizaciones que basan su operación anual en presupuestos, esto es, en una proyección de gastos e inversiones preparada de antemano.

Al respecto quiero destacar en este artículo algunos puntos de vista sobre esta metodología y estrategia organizacional a la vez.

En la línea de los factores positivos están los siguientes:

1.       El tener claro con buena anticipación qué se desea hacer permite maniobrar con menor incertidumbre respecto de los fondos necesarios para soportar ese presupuesto.

2.       El ejercicio de planeación en sí mismo involucra normalmente a los empleados de nivel gerencial como mínimo y eso permite una discusión sana para comprometerlos en un gasto razonable.

3.       Desde la perspectiva del control del uso de los dineros y la efectividad en su uso por supuesto que se facilita muchísimo.

4.       Proyectar con buena anticipación da visibilidad anticipada sobre la globalidad y permite prevenir situaciones no deseadas, se podría decir que se navega mejor.

Ahora bien, como no hay grupera que no chime, aquí van algunos factores que son de cuidado o negativos:

1.       No siempre es posible visualizar un horizonte de tiempo amplio, ni siquiera un año. El caso de tecnología informática es uno de ellos. También cuando el entorno está convulso, poco claro la proyección tiene un alto riesgo de desviación o falla.

2.       La metodología que se utilice para generar ese presupuesto es crucial. Podría suceder que las personas se dedican a batear: “pongamos 1000” o “no mejor 4000 a ver como nos va”, mejor que sobre. La poca identificación del personal con el proceso puede llevar al batazo en los números y entonces se pierde el objetivo.

3.       Aún cuando se proyecte bien es de esperar que surjan necesidades no visualizadas y entonces entre el tema de rigidez o balance adecuado. Si la organización es rígida y no permite modificación presupuestaria entonces se podría perder oportunidades de negocio. Permitir modificaciones en cada oportunidad lleva al otro extremo, el personal puede percibir que no importa entonces preocuparse tanto al inicio pues al final siempre se podrá modificar.

Resumiendo, presupuestar puede ser una estrategia de la organización que bien llevada signifique réditos en su capacidad de control y eficiencia, pero de hacerse en el modo incorrecto puede generar un retroceso o inacción de la organización.

A manera de ejemplo y para ilustrar que tan vigente e importante es este tema, tenemos que frecuentemente escuchamos en las noticias como instituciones públicas se quejan de que no tienen dinero para ejecutar las obras. Bueno, con la lógica de la metodología de expuesta, esto significa que no fueron capaces de visualizar correctamente su futuro y por eso ahora no tienen dinero para resolver necesidades que estaban ahí o que surgieron en el camino.

En el otro extremo escuchamos como otras instituciones, las municipalidades más frecuentemente, les sobra el dinero y no saben en qué gastarlo, según reportes de la Contraloría General. Bueno, quizá es que aplicaron el otro extremo, “pongamos 4000, mejor que sobre y …”.  Aquí no hay objetivos claros, se hace una reserva de dinero por aquello, para ver en que se gasta.

¡Hay dinero pero no hay presupuesto!

Hay ideas, metas, objetivos, proyectos y acciones claras o hay improvisación. Es la diferencia entre tomarse en serio la tarea o simplemente dejar que le lleve la corriente.

Finalmente, presupuestar con un año de anticipación y a veces más es una tarea ardua que requiere un método apropiado e igualmente herramientas apropiadas para ese trabajo (ver “La Herramienta Apropiada para el Trabajo que Hago”, www.vitalit.co.cr, periódico El Financiero, edición 704, Febrero 2009).