LA HERRAMIENTA APROPIADA

PARA EL TRABAJO QUE HAGO

 

Por

Lic. Luis Núñez Alfaro

Presidente de Núñez & Asociados Ltda. -VITALIT

www.vitalit.co.cr

5 Enero 2009

 

 

 


Como parte de la experiencia de realizar presentaciones de negocios y seminarios he tenido la suerte de conversar con profesionales de diversas áreas y puestos  tanto de organizaciones privadas como públicas, sobre la aplicación de tecnología informática en su diario quehacer y la crítica tarea de decidir su adquisición. Al respecto quisiera compartir algunas ideas y experiencias que podrían ser de utilidad en ese sentido.

 

Para ilustrar de manera práctica el tema, pensemos en un ejemplo sencillo de un trabajo típico: hacer un hueco en el jardín de la casa o en un terreno pequeño cualquiera de 40 cm de diámetro y medio metro de profundidad.

 

Esta tarea requiere una herramienta. ¡Claro!, a alguien se le ocurriría hacerlo usando sus  manos únicamente, pero no es práctico ni seguro. Pasamos a valorar otra herramienta, una pala mecánica de esas grandes que requieren un operador montado en el tractor. De seguro la haríamos en pocos segundos pero no sin quebrantar algunas o todas las especificaciones del hueco y a un costo alto  respecto de una pala manual, de esas clásicas; que para usarla requiere un poco de fuerza física pero por las especificaciones del hueco luce como una herramienta más que apropiada para cumplir bien la tarea. Podemos así seguir afinando en la búsqueda de la herramienta apropiada, proceso más que deseable si estamos en un jardín y tenemos flores alrededor y no podemos destruirlas o maltratarlas siquiera.

 

Como vemos, una herramienta sofisticada, con muchas funciones y capacidades  pero compleja de usar no siempre será la solución idónea. Se deben considerar las restricciones que tenemos alrededor y que no necesariamente son técnicas.  Hay cuestiones  administrativas, humanas, de calidad, de tiempo, de dinero, de grado de madurez organizacional, así como de otra índole  que a la postre podrían o deberían ser las que más influyen en las decisiones de adquisición y uso de la herramienta. Sin embargo pasa que estas variables no se suelen ponderar adecuadamente, se subestiman. Y esto es particularmente cierto en temas de tecnologías  informáticas en donde además el resultado de una mala elección se ve hasta uno o dos años después de la implementación y a veces en más tiempo.

 

A manera de ilustración veamos un ejemplo para el caso de software para la administración de proyectos.

 

Son cientos las herramientas tipo software que existen para apoyar la administración de proyectos. Su precio varía desde gratuitas hasta de cientos de miles de dólares. Son tecnologías que nacieron para apoyar en el seguimiento de proyectos en lo que a control de actividades y costos se refiere. Uno de las  fortalezas principales está en el control de la “ruta crítica del proyecto” y visualizar el Gantt, pero también se usan para controlar costos de recursos.

 

Para ilustrar el punto veamos un ejemplo. En un departamento de mercadeo se habla del proyecto “de lanzamiento del producto X”, se tiene un plan general en donde se ponderan como importantes factores tales como la fecha de entrega, la contratación de los expertos idóneos en diseño gráfico, la calidad de los entregables, los contratos, entre otros. Aquí no interesa tanto el control del tiempo de todas y cada una de las actividades relacionadas con el proyecto ni la asignación específica de recursos en cada actividad. Conceptos como “ruta crítica” ni siquiera son conocidos. No obstante cuando se solicita una herramienta tecnológica de apoyo para la  gestión del proyecto se les suele ofrecer una que se enfoca precisamente en lo que no les interesa tanto y se invierte gran cantidad de tiempo y dinero en entrenamiento y licenciamiento. Se comete así, a mí modo de ver, el error de que por el simple hecho de mencionar la palabra proyectos en el departamento, se asocia con el mismo significado que se trata en estas otras herramientas.

 

En situaciones así la mala elección de la herramienta puede aumentar los riesgos asociados al proyecto y el resultado es un impacto negativo en tiempo y costos que pueden llevar al fracaso total.

 

Debemos recordar otro factor siempre crítico en cuestiones de tecnología informática y es que siempre está cambiando, y esto puede darse en término de pocos meses.

 

Al mencionar estas situaciones estamos claros que no son fáciles de resolver en su momento. Pero un paso en la dirección correcta, a mí modo de ver, es tener una “foto tecnológica” de la situación de madurez y capacidad que tiene la organización para introducir una nueva tecnología informática.

 

Resumiendo, la selección de software y en general tecnología informática, es un tema complejo para las organizaciones. Debe enfocarse desde múltiples puntos de vista y actores. Es pertinente ir más allá de las variables técnicas y considerar, entre otros muchos aspectos, los siguientes:

 

-         Madurez de la organización en el uso de la tecnología. ¿Cuánto tiempo lleva la organización usando la tecnología informática? ¿cubre el uso al 100% de los empleados  o solo un porcentaje pequeño?

-         Capacidad de enfrentar la implementación de la tecnología. En términos financieros y humanos.

-         Situación o estado actual general de la organización:

o       Se enfrenta rotación frecuente  o masiva de personal.

o       Se está cambiando la estructura organizativa.

o       Se enfrenta un cambio fuerte en el entorno.

 

La idea es crear esa foto de la situación actual y de esta forma se podrá medir mejor la factibilidad de elegir e implementar de manera exitosa las herramientas informáticas que se necesiten.

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