Administración Profesional de Proyectos y Operaciones:

¿Por qué es necesaria y cómo lograrlo?

Por Luis Núñez Alfaro

Presidente de VITALIT

Gustavo Morales Ch.

Consultor PMP

Enero 2009

 

En el año 1994 el Standish Group (reconocida compañía que se dedica a la investigación de resultados en proyectos de tecnología) publica sus primeros resultados del estudio que efectuó con 365 MIS y 3682 sistemas de información en los EUA (Estados Unidos de América) y cuyas conclusiones son evidentes en la gráfica adjunta. Solamente un 16,2% de los proyectos fue considerado exitoso; el resto o tuvo problemas, o fueron fracasos.

El porcentaje de éxito de proyectos de tecnologías de información de acuerdo a ese estudio fue realmente bajo. Muchos proyectos llegaron a terminarse solo luego de inyectar más dinero, mismo que fue necesario dada las malas estimaciones y la mala administración para lograr sus objetivos lo cual condujo a costo extra. Estamos hablando de miles de millones de dólares que deben cuidarse de manera especial.

Diez  años después, en el año 2004,  los resultados de un nuevo estudio muestran una mejora sustantiva en la tasa de éxitos de los proyectos, se identificó un 29% de éxitos. La razón fundamental según lo establece el mismo estudio fue la mejor administración de los proyectos.

Igualmente existen otros estudios que permiten confirmar  la magnitud de los problemas que ocurren en la ejecución de proyectos, por ejemplo, un estudio internacional conducido por la firma consultora KPMG en el 2005 muestra que un ¼ de los beneficios de proyectos de tecnología fueron perdidos para un 86% de los encuestados, debido a fallas en la administración durante el ciclo de vida del proyecto.

Estos hechos contundentes despiertan gran interés internacional y surgen entonces muchas iniciativas enfocándose en el tema de mejoras en la administración de proyectos, no solo para TIC (Tecnologías de Información y Comunicación) sino para otras áreas también. Es así como toman fuerza en los EUA y Europa organizaciones  como el Project Management Institute (PMI), las cuales tienen como misión mejorar el desempeño en la ejecución de proyectos.  Como fruto de estos esfuerzos, contamos el día de hoy con una amplia base de conocimiento y herramientas que nos ha permitido mejorar significativamente nuestro dominio en la ejecución de proyectos.   Posiblemente uno de los productos más conocidos sea la guía al cuerpo de conocimiento en la administración de proyectos o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) publicada por el PMI, la cual está hoy en su 4ta edición y que se ha convertido en una referencia para los más de 265,000 miembros que tiene el PMI alrededor del mundo.

Precisamente la introducción del PMBOK dice lo siguiente: “el propósito principal del PMBOK Guide es identificar el subconjunto del cuerpo de conocimiento del manejo de proyectos que es generalmente aceptado como buenas prácticas”, más adelante aclara varios puntos que son importantísimos de retomar para comprender el alcance de esta herramienta:

1.       El PMBOK no pretende ser exhaustivo, es un tratamiento general de los temas.

2.       Con buenas prácticas se refiere a que existe un acuerdo general de que la aplicación de esas habilidades, herramientas y técnicas pueden aumentar las oportunidades de éxito sobre una gran variedad de proyectos.

3.       También aclara que el conocimiento descrito no debe ser aplicado uniformemente a todo tipo de proyecto.

4.       Y al respecto de lo anterior, se aclara que es responsabilidad del equipo de proyecto el determinar qué es apropiado para un proyecto y que no.

Es claro de lo anterior que el PMBOK no está planteado como una “receta”  única y mucho menos como una solución que pueda o deba ser aplicada a todo tipo de proyecto tal cual está. El PMBOK no es una metodología, es un marco de referencia que debe ser interpretado a la luz de las necesidades y realidades en que se desarrollan los proyectos; debe ser interpretada y adaptada a las situaciones particulares y ello implica un trabajo en ese sentido a lo interno de las organizaciones.

Más recientemente el PMI ha publicado nuevos estándares para completar el modelo en aspectos que eran totalmente necesarios. Los proyectos se desarrollan para responder a la estrategia organizacional y por ello la pirámide que se muestra en la figura busca establecer esa relación, por demás conocida desde hace mucho pero engarzada ahora en el estándar de administración de portafolios de proyectos.

Tomado de “The Standard for Portfolio Management”, 1era Edición

Otra referencia relevante es el manual de normas y procedimientos denominado COBIT (Control Objectives for Information Technology), emitido por el ISACA (Information Systems Audit and Control Association), que está hoy en su versión 4.1. COBIT nace con el objetivo de convertirse en un modelo que permita a las organizaciones incrementar el valor de la tecnología de información, apoyando el alineamiento con el negocio; siendo adoptado ampliamente a nivel mundial.   Igualmente existen otros estándares en temas específicos como el ISO 9000, muy difundidos a nivel mundial, que en este caso buscan servir de referencia en la gestión de calidad.

Tal como hemos podido reseñar hasta el momento, la oferta de enfoques metodológicos es amplia en este momento, sin embargo, hay una consideración adicional.  Tal como se ha dicho, estos estándares no resultan metodologías en si mismas, sino que requieren un esfuerzo de adaptación a las organizaciones antes de que resulten prácticos y sean aplicables.

Es así que basados en estas premisas, VITALIT se ha planteado el objetivo de proveer a sus clientes el apoyo necesario para lograr el éxito de sus proyectos apoyándose en los planteamientos del PMBOK y adaptando los mismos al cliente, tal como lo sugiere el PMI.

Por ello se ha creado el nuevo servicio de administración profesional de proyectos por medio del cual VITALIT proveerá a sus clientes la experiencia y conocimientos adquiridos durante más de cinco años de trabajo en el desarrollo de su exclusiva herramienta tecnológica llamada FELINO PMP® y de la experiencia en ejecutar proyectos de tecnología informática para sus clientes, junto con profesionales en manejo de proyectos (PMP) certificados por el PMI.

Conocemos el PMBOK pero también conocemos otros enfoques metodológicos que aumentarán la probabilidad éxito de los proyectos de nuestros clientes.  Tenemos un enfoque práctico y adaptable a sus necesidades, pero además, tenemos la tecnología de software que facilitará la documentación y la interacción de nuestro personal con el suyo, FELINO PMP®.

Conversemos sobre sus proyectos, sobre sus ideas. Déjenos ayudarle a administrar uno o muchos proyectos. Déjenos ayudarle con su cartera de proyectos.